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Tornando o email uma ferramenta
produtiva |
O
e-mail é, sem dúvida alguma, a mais revolucionária
ferramenta de comunicação surgida nos últimos
tempos. E vem, a passos largos, se tornando a principal
ferramenta de gestão no mundo corporativo.
Afinal, basta lembrar que essa fantástica ferramenta
conseguiu atender, simultaneamente, duas exigências
imprescindíveis à boa Comunicação
Corporativa:
- a velocidade, quase instantânea, com que a informação
precisa circular; e
- a necessidade de compartilhar, de imediato, a informação
com os funcionários da empresa, seus clientes e parceiros,
setores governamentais e sociedade em geral.
Portanto, utilizar o e-mail com efetividade é não
só otimizar a Comunicação Corporativa,
mas sobretudo colaborar, de forma decisiva, para o aumento
da produtividade na empresa.
Para que o e-mail se torne uma ferramenta produtiva, é
preciso unir a rapidez com que a informação
deve circular à necessidade de proporcionar ao leitor
quantidade significativa de informações, que
lhe permitam tomar decisões de forma rápida
e segura.
Isso só se obtém se o texto do e-mail ajustar-se
adequadamente ao perfil do leitor, atender com precisão
as necessidades de informação e explorar,
com inteligência e senso de oportunidade, os recursos
disponibilizados pela comunicação eletrônica.
Aqui vão algumas dicas que certamente ajudarão
você a produzir e-mails eficientes, sem perder seu
precioso tempo:
Dicas para redigir e-mails de sucesso
1. Decida, antes de tudo, se você
precisa escrever o e-mail. A comunicação por
e-mail é prática e muito rápida, mas
nem sempre é a solução mais adequada
para certas situações.
Seria, por exemplo, adequado demitir um funcionário
ou promovê-lo a um cargo de chefia por e-mail? Seria,
ainda, adequado informar por e-mail ao cliente a inclusão
do nome dele no SERASA? Às vezes, o contato pessoal
ou um telefonema são bem mais adequados, e por isso,
mais eficientes do que o e-mail.
2. Defina claramente o objetivo do texto.
Não comece a escrever sem ter certeza de que ação
ou ações você espera desencadear. Lembre-se:
se você não sabe aonde quer chegar, não
é o leitor que vai adivinhar.
3. Responda precisamente ao que foi perguntado.
Na medida do possível, não deixe perguntas
sem respostas. Imprecisão gera sempre trabalho dobrado,
pois resposta incompleta gera novo e-mail.
4. Aja como um bom comunicador. Entre em
sintonia com o leitor. Para tanto, defina:
- a linguagem a ser usada (formal ou informal, técnica
ou leiga?);
- o nível adequado de formalidade (tratamento simples
e direto ou cerimonioso?); e
- o grau de detalhamento das informações (O
que o leitor já sabe sobre o assunto? Sem essa informação,
corremos o risco de sermos prolixos ou de sonegarmos informações).
5. Seja específico na redação
do “Assunto”. Aproveite o título para
iniciar a comunicação com o leitor. Títulos
bem formulados, na maioria das vezes, dispensam o leitor
de ter de ler o e-mail até o fim.
Evite t ítulos genéricos como Contrato, Pagamento,
Cancelamento ou Proposta, que não orientam adequadamente
o leitor. Prefira títulos completos, que realmente
deixem claro o assunto de que trata a mensagem.
- Em vez de: Proposta
- Prefira: Proposta técnico-comercial para a realização
do 2º Encontro de Secretárias
Ou ainda: Segundo Encontro de Secretárias –
proposta técnico-comercial
6. Primeiro, diga o fundamental; depois,
o importante; por último, o acessório.
Em vez de: " Tendo em vista a realização
da terceira turma do curso Qualidade no Texto Empresarial,
no período de 26 a 28 de julho, no Hotel Apa, situado
na Rua Toneleiros, 250, em Copacabana e que alguns dos funcionários
designados para a segunda turma não puderam comparecer
por estarem envolvidos com a digitação das
folhas de pagamentos, gostaríamos de solicitar a
inscrição dos colaboradores João Santos,
Roseni Paiva e Augusto Peçanha".
Prefira: "Solicito a inscrição dos colaboradores
João Santos, Roseni Paiva e Augusto Peçanha
na terceira edição do curso Qualidade no Texto
Empresarial, a ser realizado no período de 26 a 28
de julho. A ausência desses funcionários, originariamente
indicados para a segunda turma, deveu-se ao fato de que..."
Vá direto ao assunto. Se você tem que informar,
informe; se você tem que solicitar, solicite; se você
tem que convidar, convide.
7. Mensagens por e-mail devem ser curtas.
Mensagens curtas não quer dizer necessariamente telegráficas.
Em vez de escrever “De acordo”, redija um texto
curto que deixe claro com o que é que você
concorda. Evite mensagens formadas por uma só palavra
ou por siglas. Coisas do tipo: SIM, O.K., FYI (for your
information).
8. Não se deve dispensar vocativo
e fechos de cortesia. Para o vocativo, use uma das seguintes
formas:
Senhor Diretor,
Senhor Ricardo,
Ricardo,
Nada impede você de usar como vocativo saudações
do tipo:
Bom dia, Ronaldo.
Boa tarde, Marta.
São formas de personalizar o e-mail e dar um tom
mais próximo da linguagem falada. Nos fechos, use
um "Atenciosamente", para situações
formais, um "Muito Obrigado(a)", para situações
informais ou "Um Abraço", para situações
com certo grau de afetividade.
O e-mail deve conter, após o fecho, uma Assinatura,
que identifique claramente quem é o remetente. Você
pode usar as seguintes informações na identificação
do remetente:
- Nome completo
- Cargo ou função que ocupa
- Nome da empresa
- Sigla do setor
- Telefone
- Fax
- E-mail
- Site
Por
exemplo:
Carla
Alves dos Santos
Chefe de Treinamento e Capacitação
GIP Cultural Ltda
GRH – CTC
Tel. (21)5555.5555
Fax (21)5555.5555
csantos@gipcultural.com.br
www.grupoindependente.com.br
Seguindo
esses procedimentos, certamente você produzirá
e-mails que atenderão plenamente às necessidades
de informações do leitor.
Carlos
Alberto Paula Motta
Diretor e Consultor em Comunicação Escrita,
do GIP Cultural Ltda
www.grupoindependente.com.br
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